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पत्रकारिता द्धितीय वर्ष
पॉवर
पाइंट – एक परिचय! (Power Point – Introduction)
पावर प्वाइंट (Power Point): पॉवर पाइंट के द्वारा आप आँकड़ों (data) का ग्राफिकल ढाँचे (graphical formats) में मल्टीमीडिया प्रस्तुतीकरण (multimedia presentation) किया जाता है। जाहिर है कि आप लोगों को प्रभावित करने के लिये अपने आँकड़ों को अत्यन्त आकर्षक तरीके से दिखाना चाहेंगे। तो इसके लिये आपको पॉवर पाइंट का सहारा लेना होगा।
पॉवर पाइंट में कार्य आरम्भ करना (Getting Started)
पावर प्वाइंट (Power Point): पॉवर पाइंट के द्वारा आप आँकड़ों (data) का ग्राफिकल ढाँचे (graphical formats) में मल्टीमीडिया प्रस्तुतीकरण (multimedia presentation) किया जाता है। जाहिर है कि आप लोगों को प्रभावित करने के लिये अपने आँकड़ों को अत्यन्त आकर्षक तरीके से दिखाना चाहेंगे। तो इसके लिये आपको पॉवर पाइंट का सहारा लेना होगा।
पॉवर पाइंट में कार्य आरम्भ करना (Getting Started)
पॉवर पाइंट को खोलते ही नीचे दर्शाये गये चित्र जैसा एक
डॉयलाग बॉक्स खुलता है। इस पृष्ठ में हम इस डॉयलाग बॉक्स के प्रत्येक
विकल्प के विषय में चर्चा करेंगे। यदि पॉवर पाइंट पहले से ही खुला है और आपको
डॉयलाग बॉक्स दिखाई नहीं पड़ रहा है तो उसे लाने के लिये मेनूबार में फाइल|नया (File|New) का चयन करें।
स्वतः सामग्री विजार्ड (AutoContent Wizard)
सीखने के लिये स्वतः सामग्री विजार्ड सबसे आसान तरीका है। यह विजार्ड आपके लिये अनेकों प्रकार के टेम्प्लेट्स प्रस्तुत करता है और उन्हें प्रयोग करने की विधियाँ भी सुझाते जाता है। तो स्वतः सामग्री विजार्ड की सहायता से अपना पहला प्रस्तुतीकरण (presentation) बनाने के लिये अगला (Next) बटन को क्लिक कर दीजिये।
डिजाइन टेम्प्लेट (Design Template)
पॉवर पाइंट में आपके प्रस्तुतीकरण के लिये विभिन्न प्रकार के बैकग्राउंड वाले अनेकों टेम्प्लेट्स पहले से ही बने होते हैं। एक एक कर करके सभी टेम्प्लेट्स को देखिये और अपनी पसंद के टेम्प्लेट का चयन करके OK बटन को दबा दीजिये।
रिक्त प्रस्तुतीकरण (Blank Presentation)
यदि आप पूर्वनिश्चित ग्राफिक्स तथा फॉर्मेटिंग वाले डिजाइन टेम्प्लेट्स को पसंद न करके अपनी आवश्यकतानुसार अपने स्वयं के बनाये ग्राफिक्स तथा फॉर्मेटिंग वाला प्रस्तुतीकरण बनाना चाहते हैं तो रिक्त प्रस्तुतीकरण (Blank Presentation) का चयन करें।
पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण को खोलना (Open an Existing Presentation)
किसी पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण को खोलने के लिये इस विकल्प का प्रयोग करें। ‘में देखें’: (Look in:) ड्रॉप डाउन मेनू से उस फोल्डर को चुनें जिसमें पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण सुरक्षित है, और लिस्ट में उसे सेलेक्ट कर के ओपन (Open) बटन दबा दें।
स्वतः सामग्री विजार्ड (AutoContent Wizard)
सीखने के लिये स्वतः सामग्री विजार्ड सबसे आसान तरीका है। यह विजार्ड आपके लिये अनेकों प्रकार के टेम्प्लेट्स प्रस्तुत करता है और उन्हें प्रयोग करने की विधियाँ भी सुझाते जाता है। तो स्वतः सामग्री विजार्ड की सहायता से अपना पहला प्रस्तुतीकरण (presentation) बनाने के लिये अगला (Next) बटन को क्लिक कर दीजिये।
डिजाइन टेम्प्लेट (Design Template)
पॉवर पाइंट में आपके प्रस्तुतीकरण के लिये विभिन्न प्रकार के बैकग्राउंड वाले अनेकों टेम्प्लेट्स पहले से ही बने होते हैं। एक एक कर करके सभी टेम्प्लेट्स को देखिये और अपनी पसंद के टेम्प्लेट का चयन करके OK बटन को दबा दीजिये।
रिक्त प्रस्तुतीकरण (Blank Presentation)
यदि आप पूर्वनिश्चित ग्राफिक्स तथा फॉर्मेटिंग वाले डिजाइन टेम्प्लेट्स को पसंद न करके अपनी आवश्यकतानुसार अपने स्वयं के बनाये ग्राफिक्स तथा फॉर्मेटिंग वाला प्रस्तुतीकरण बनाना चाहते हैं तो रिक्त प्रस्तुतीकरण (Blank Presentation) का चयन करें।
पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण को खोलना (Open an Existing Presentation)
किसी पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण को खोलने के लिये इस विकल्प का प्रयोग करें। ‘में देखें’: (Look in:) ड्रॉप डाउन मेनू से उस फोल्डर को चुनें जिसमें पूर्व निर्मित प्रस्तुतीकरण सुरक्षित है, और लिस्ट में उसे सेलेक्ट कर के ओपन (Open) बटन दबा दें।
आटो लेआउट (AutoLayout)
किसी प्रस्तुतीकरण का चुनाव कर लेने के बाद पॉवर पाइंट आपको आपकी सुविधानुसार अनेकों प्रकार के लेआउट्स सुझाता है जिनमें से अपनी आवश्कतानुसार लेआउट का चयन करके OK बटन को क्लिक कर दें।
पॉवर पाइंट स्क्रीन (Power Point Screen)
पावर प्वाइंट (Power Point): पॉवर पाइंट के द्वारा आप आँकड़ों (data) का ग्राफिकल ढाँचे (graphical formats) में मल्टीमीडिया प्रस्तुतीकरण (multimedia presentation) किया जाता है। जाहिर है कि आप लोगों को प्रभावित करने के लिये अपने आँकड़ों को अत्यन्त आकर्षक तरीके से दिखाना चाहेंगे। तो इसके लिये आपको पॉवर पाइंट का सहारा लेना होगा।
स्क्रीन लेआउट (Screen Layout)
नार्मल व्हियु (Normal View) में पॉवर पाइंट लेआउट:
व्हियुज (Views)
पॉवर पाइंट में आपके प्रस्तुतीकरण (Presentation) के निर्माण के लिये स्लाइड शो के साथ ही साथ चार स्क्रीन लेआउट्स भी उपलब्ध हैं। आपका पृष्ठ कैसा दिखाई पड़े यह चुनने के लिये स्क्रीन व्हियुज (Screen views) बटनों का प्रयोग करना पड़ता है।
नार्मल व्हियु (Normal View)
नार्मल व्हियु (normal view) में स्क्रीन तीन भागों में विभक्त हो जाता है। बायीं (left) ओर का भाग प्रेजेन्टेशन आउटलाइन (presentation outline), के लिये होता है, मध्य के भाग में, जो कि मुख्य विन्डो होता है, स्लाइड (slide) दिखाई देता है और नीचे के भाग में टिप्पणियाँ (notes) लिखी जा सकती हैं। स्लाइड व्हियु (Slide View)
स्लाइड व्हियु (slide view) में प्रत्येक स्लाइड दिखते रहता है ताकि उसमें चित्र जोड़ने, टैक्स्ट की फॉर्मेटिंग करने और बैकग्राउंड स्टाइल जोड़ने में आसानी हो सके।
आउटलाइन व्हियु Outline View
आउटलाइन व्हियु (outline view) स्क्रीन के अधिकतर भाग में प्रेजेन्टेशन आउटलाइन (presentation outline) ही दिखाई देता है ताकि टैक्स्ट का संपादन किया जा सके। इसमें स्लाइड और नोट्स एक छोट विन्डो में होते हैं। स्लाइड सॉर्टर व्हियु Slide Sorter View
स्लाइड सॉर्टर व्हियु (slide sorter view) प्रत्येक स्लाइड के छोटे छोटे चित्र दिखाई पड़ते रहते हैं ताकि स्लाइड्स को मनपसंद तरतीब दिये जा सकें।
पूरे स्क्रीन में स्लाइड्स को देखने के लिये स्लाइड शो (Slide Show) बटन को क्लिक करें या F5 कुंजी दबायें।
स्लाइड्स के साथ काम करना (working with slides)
नया स्लाइड डालना (Insert a New Slide)
अपने प्रस्तुतीकरण (presentation) में नया स्लाइड डालने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• स्लाइट संख्या (slide’s number) पर क्लिक करने के बाद आउटलाइन विन्डो से एक नया स्लाइट चुनें।
• मेनूबार से इन्सर्ट|न्यू स्लाइड (Insert|New Slide) का चयन कर लें या टूलबार में न्यू स्लाइड बटन को क्लिक करें।
• खुलने वाले विन्डो में मनपसन्द लेआउट का चुनाव कर के OK बटन दबा दें।
डिजाइन टेम्पलेट लागू करना (Applying a Design Template)
डिजाइन टेम्प्लेट लागू करने के लिये मेनूबार से फॉर्मेट|डिजाइन टेम्प्लेट (Format|Design Template) का चयन करें। मनपसंद टेम्प्लेट को चुन कर अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड्स के लेआउट में परिवर्तन करना (Changing Slide Layouts)
किसी स्लाइड के लेआउट को बदलने के लिये मेनूबार में फॉर्मेट|स्लाइड लेआउट (Format|Slide Layout) का चयन करे. उपलब्ध थम्भनेल्स में से वांछित लेआउट का चुनाव करके अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड्स का स्थान परिवर्तित करना (Reordering Slides)
स्लाइड सॉर्टर व्हियु (Slide Sorter View), में किसी स्लाइड का स्थान बदलने के लिये केवल उसे क्लिक कर के माउस के द्वारा वांछित स्थान तक ड्रैग करना पड़ता है किन्तु नार्मल (Normal) या आउटलाइन व्हियु (Outline View), में स्लाइड के बाजू में बने आइकान को ड्रैग कर के स्लाइड का स्थान परिवर्तन किया जाता है।
स्लाइड को छिपाना (Hide Slides)
यदि आप स्लाइड शो के दौरान किसी स्लाइट को दिखाना नहीं चाहते किन्तु उस स्लाइड को मिटाना भी नहीं चाहते ताकि वह अन्य समय में काम आये तो मेनूबार में स्लाइड शो|हाइड स्लाइड (Slide Show|Hide Slide) का चयन करके ऐसा कर सकते हैं। छिपे हुये स्लाइड को वापस लाकर पुनः दिखाने के लिये मेनूबार में स्लाइड शो|हाइड स्लाइड (Slide Show|Hide Slide) को फिर से क्लिक करें।
विशिष्ट स्लाइड शो बनाना (Create a Custom Slide Show)
यदि आप अपने स्लाइड शो में सभी स्लाइड्स को न दिखा कर केवल चुने हये स्लाइड्स को ही दिखाना चाहते हैं तो कस्टम स्लाइड शो (Custom Slide Show) आपको यह सुविधा प्रदान करती है।
• मेनूबार में स्लाइड शो|कस्टम स्लाइड शो (Slide Show|Custom Slide Show) का चयन करें।
• कस्टम शो विन्डो (Custom Shows) में न्यू….. (New…) बटन को क्लिक करें।
• कस्टम शो परिभाषित करें (Define Custom Show) में स्लाइड शो का नाम (Slide show name) वाले सफेद बॉक्स में अपने कस्टम स्लाइड शो का नाम टाइप करें।
• स्लाइड्स इन प्रेजेन्टेशन (Slides in presentation) विन्डो में जिन स्लाइड्स को आप दिखाना चाहते हैं उन्हें हाईलाइट कर के जोड़ें (Add) >> बटन की सहायता से स्लाइड्स इन कस्टम शो (Slides in custom show) विन्डो में डालते जायें।
• किसी स्लाइड को वापस लाने के लिये उपरोक्त क्रिया के विपरीत क्रिया अपनायें अर्थात् स्लाइड्स इन कस्टम शो (Slides in custom show) विन्डो से जिन स्लाइड्स को आप हटाना चाहते हैं उन्हें हाईलाइट कर के रीमूव्ह (Remove) बटन की सहायता से स्लाइड्स इन प्रेजेन्टेशन (Slides in presentation) विन्डो में वापस डाल दें।
• कस्टम शो में स्थित स्लाइड्स को मनपसंद तरतीब देने के लिये स्लाइड्स को हाईलाइट कर के ऊपर नीचे किया जा सकता है।
• कार्य सम्पन्न हो जाने पर OK बटन दबा दें।
• अपने शो के पूर्व-प्रदर्शन (preview) के लिये दिखायें (Show) तथा कस्टम शो विन्डो को बंद करने के लिये बंद (Close) बटन का प्रयोग किया जाता है
कस्टम स्लाइड शो का संपादन करना (Edit a Custom Slide Show)
• मेनूबार में स्लाइड शो|कस्टम स्लाइड शो (Slide Show|Custom Slide Show) का चयन करें।
• कस्टम शोज (Custom shows) बॉक्स में स्थित स्लाइड्स को हाईलाइट करके संपादित करें…. (Edit…) बटन की सहायता से वांछित संपादन कर लें।
• किसी स्लाइड को हटाने या मिटाने के लिये उसे हाईलाइट करके हटायें (Remove) बटन दबायें।
• अपने कस्टम स्लाइड शो की प्रतिलिपि (copy) बनाने के लिये कॉपी (Copy) बटन को क्लिक करें। संपादन…. (Edit…) बटन को प्रयोग कर के बनाई गई प्रतिलिपि को मिटाया भी जा सकता है।
• अपने शो के पूर्व-प्रदर्शन (preview) के लिये दिखायें (Show) तथा बाहर आने के लिये बंद (Close) बटन का प्रयोग किया जाता है
पाठ्य समग्री जोड़ना (Add Content)
डिजाइन टेम्प्लेट्स में बुलेटेड लिस्ट (Bulleted Lists on Design Templates)
अपने पाठ्य सामग्री (content) के के मुख्य बिंदुओं को डिजाइन टेम्प्लेट में आकर्षक तथा स्पष्ट रूप से दर्शाने के लिये बुलेटेड लिस्ट का प्रयोग किया जाता है। डिजाइन टेम्प्लेट्स (Disign Templates) के टैक्स्ट बॉक्सेस में पूर्व निर्मित बुलेट्स होते हैं जिन पर क्लिक करके पाठ्य सामग्री को टाइप किया जा सकता है। नया बुलेट बनाने के लिये एंटर (Enter) कुंजी दबायें। यदि आप अगली पंक्ति में बुलेट नहीं चाहते तो शिफ्ट+एंटर (Shift+Enter) कुंजी का प्रयोग करें।
नया बुलेटेड लिस्ट बनाना (Design new Bulleted List)
नया बुलेटेड लिस्ट (Bulleted List) बनाने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• स्लाइड व्हियु में मेनूबार से इन्सर्ट|टैक्स्ट बॉक्स (Insert|Text Box) का चयन करें।
• माउस का बायाँ (left) बटन दबाये हुये ड्रैग करके वांछित आकार का टैक्स्ट बॉक्स बनायें।
• मेनूबार से फॉर्मेट|बुलेट्स और नम्बरिंग (Format|Bullets and Numbering) को चुनें।
• अपनी सामग्री के अनुरूप बुलेट्स में परिवर्तन करने के लिये साइज (Size) बॉक्स में प्रतिशत का मान बदलें।
• कलर Color मेनू से मनपसंद रंग चुन लें।
• वांछित बुलेट को हाईलाइट करके OK बटन को क्लिक कर दें।
• यदि आप चित्र वाला बुलेट बनाना चाहते हैं तो चित्रों को देखने के
लिये पिक्चर (Picture) बटन को क्लिक करें।
- या -
यदि आप अपने बुलेट को किसी संकेत (symbol) का रूप देना चाहते हैं
तो बुलेट्स फ्रॉम (Bullets
from) ड्रॉप डाउन मेनू को क्लिक करके वांछित संकेताक्षर चुन कर OK बटन दबा दें।
• अब बुलेट्स और नम्बरिंग (Bullets and Numbering) विन्डो में OK को क्लिक कर दें।
नंबर वाली लिस्ट बनाना (Numbered List)
• नया टैक्स्ट बॉक्स बनायें।
• मेनूबार से फॉर्मेट|बुलेट्स एण्ड नंबरिग (Format|Bullets and Numbering) का चयन करें।
• बुलेट् एण्ड नंबरिंग डॉयलाग बॉक्स में नंबर्ड (Numbered) टैब को क्लिक करें।
• नंबर्स को अपने टैक्स्ट के उपयुक्त आकार देने के लिये साइज बॉक्स में प्रतिशत को बदलें।
• मनपसंद रंग के लिये कलर (Color) बॉक्स को क्लिक कर के अपने पसंद का रंग चुन लीजिये।
• यदि आप 1 नंबर से शुरू न कर के किसी अन्य नंबर से (जैसे कि 5 से) शुरू करना चाहते हैं तो स्टार्ट एट (Start at) बॉक्स में 1 के स्थान पर वांछित नंबर (जैसे कि 5 से) टाइप करें।
• दिये गये 7 प्रकार में से अपने पसंद के प्रकार के लिस्ट को हाईलाइट कर के OK को क्लिक कर दें।
टैक्स्ट का काम करना (Working with Text)
टैक्स्ट जोड़ना
यदि आपके स्लाइड में पहले से ही टैक्स्ट बॉक्स उपलब्ध है तो सिर्फ आपको उसे क्लिक करना है और अपने हिसाब से टैक्स्ट जोड़ते जाना है पर यदि आपने बिना टैक्स्ट बॉक्स वाले स्लाइड का चुनाव किया है तो आपको उस स्लाइड में टैक्स्ट बॉक्स बनाना होगा जिसके लिये मेनूबार से इन्सर्ट|टैक्स्ट बॉक्स (Insert|Text Box) का चयन करें और माउस से ड्रैग करके टैक्स्ट बॉक्स बना लें। अपनी पसंद के अनुसार टैक्स्ट का संपादन करने के लिये मेनूबार से टूल्स|आप्शन्स (Tools|Options) का चयन करें तथा Edit को क्लिक कर के उसके चेक बॉक्सेस को चेक या अनचेक कर लें।
टैक्स्ट का संपादन करना (Formatting Text)
जिन टैक्स्ट्स का संपादन करना हो उन्हें हाईलाइट कर लें और मेनूबार से फॉर्मेट|फांट (Format|Font) का चयन करें या हाईलाइटेड टैक्स्ट पर दायाँ (right) क्लिक करके पॉपअप शार्टकट मे फांट (Font) को चुनें। फांट (Font) डॉयलाग बॉक्स की सहायता से अपनी पसंद का फेस, साइज, स्टाइल, इफैक्ट, कलर आदि बना लें। परिवर्तनों को देखने के लिये प्रिव्हयु (Preview) बटन का प्रयोग करें।
फांट बदलना (Replace Fonts)
स्वाभाविक है कि डिजाइन टैम्प्लेट के पूर्व उपलब्ध फांट्स को आप अपनी पसंद के अनुसार बदलना चाहेंगे। इसके लिये मेनूबार से फॉर्मेट|रिप्लेस फांट (Format|Replace Fon)t का चयन करें। ऊपर वाले ड्रॉप डाउन मेनू से जिन फांट्स में परिवर्तन करना है उनका चयन कर के नीचे वाले वाले ड्रॉप डाउन मेनू में परिवर्तित विकल्प को चुनें और रिप्लेस (Replace) बटन दबा दें।
लाइन स्पेसिंग (Line Spacing)
दो पंक्तियों के मध्य दूरी को बदलने के लिये मेनूबार में फॉर्मेट| लाइन स्पेसिंग (Format|Line Spacing) का चयन करें।
टैक्स्ट का संपादन करना (Formatting Text)
जिन टैक्स्ट्स का संपादन करना हो उन्हें हाईलाइट कर लें और मेनूबार से फॉर्मेट|फांट (Format|Font) का चयन करें या हाईलाइटेड टैक्स्ट पर दायाँ (right) क्लिक करके पॉपअप शार्टकट मे फांट (Font) को चुनें। फांट (Font) डॉयलाग बॉक्स की सहायता से अपनी पसंद का फेस, साइज, स्टाइल, इफैक्ट, कलर आदि बना लें। परिवर्तनों को देखने के लिये प्रिव्हयु (Preview) बटन का प्रयोग करें।
फांट बदलना (Replace Fonts)
स्वाभाविक है कि डिजाइन टैम्प्लेट के पूर्व उपलब्ध फांट्स को आप अपनी पसंद के अनुसार बदलना चाहेंगे। इसके लिये मेनूबार से फॉर्मेट|रिप्लेस फांट (Format|Replace Fon)t का चयन करें। ऊपर वाले ड्रॉप डाउन मेनू से जिन फांट्स में परिवर्तन करना है उनका चयन कर के नीचे वाले वाले ड्रॉप डाउन मेनू में परिवर्तित विकल्प को चुनें और रिप्लेस (Replace) बटन दबा दें।
• लाइन स्पेसिंग (Line spacing) – दो पंक्तियों के मध्य सिंगल स्पेस के लिये “1″ और डबल स्पेस के लिये “2″ का चयन करें।
• दो पैराग्राफ्स के मध्य दूरी (Before paragraph and After paragraph) – दो पैराग्राफ्स के बीच जितने लाइन की दूरी रखनी हो उसे यथोचित बॉक्स में टाइप करें।
केस बदलना (Change Case)
किसी पैराग्राफ में फांट्स का केस बदलने के लिये मेनूबार से फॉर्मेट|चेंज केस (Format|Change Case) का चयन करें।
• सेंटेंस केस (Sentence case) – प्रत्येक वाक्य के प्रथम अक्षर को कैपिटल (Capital) बना देता है।
• लोवरकेस (Lowercase) और अपरकेस (Uppercase) – समस्त अक्षरों के केस को बदल देता है।
• टाइटिल केस (Title case) – प्रत्येक शब्द के प्रथम अक्षर को कैपिटल (Capital) बना देता है।
• टोगल केस (Toggle case) – यह टाइटिल के का ठीक उल्टा है अर्थात् प्रत्येक शब्द के प्रथम अक्षर को लोवरकेस (lowercase) में कर के शेष अक्षरों को कैपिटल (Capital) बना देता है।
स्पेल चेक (Spell Check)
प्रस्तुतीकरन (Presentation) के स्पेलिंग की गलतियों को, यदि कोई हो तो, चेक करने के लिये मेनूबार से टूल्स|स्पेलिंग (Tools|Spelling) का चयन करें या F7 कुंजी दबायें।
• स्पेल चेकर प्रस्तुतीकरण के प्रथम गलत स्पेलिंग वाले शब्द सही स्पेलिंग वाले शब्द या शब्दों की सूची के साथ प्रदर्शित करेगा
• यदि आपका स्पेलिंग सही है (जैसा कि व्यक्तिवाचक संज्ञा के साथ प्रायः होता है) तो इग्नोर (Ignore) या यदि वही शब्द एक से अधिक बार आया हो तो (Ignore All) को क्लिक करें। यदि उस शब्द का प्रयोग और भी प्रस्तुतीकरन में हुआ हो तो एड (Add) बटन दबा कर उस शब्द को स्पेल चेक में जोड़ लें। ताकि स्पेल चेक बार बार उस शब्द को गलत न ठहराये।
• यदि शब्द की स्पेलिंग वास्तव में गलत हो तो सजेशन्स (Suggestions) बॉक्स में सुझाये गये शब्दों में से सही शब्द को हाईलाइट करके या फिर शब्द की स्पेलिंग को सुधार कर चेंज (Change) या यदि वह शब्द एक से अधिक बार आया हो तो चेंज आल (Change All) को क्लिक करें।
• स्पेल चेकर बंद करने के लिये क्लोज (Close) बटन दबायें।
• स्पेलिंग चेक करने की प्रक्रिया पूर्ण हो जाने पर प्रक्रिया पूर्ण वाली नई विन्डो खुलेगी जिसे OK बटन दबा कर बंद कर दें।
स्पेलिंग आप्शन्स (Spelling Options)
मेनूबार से टूल्स|आप्शन्स (Tools|Options) का चयन करके स्पेलिंग एण्ड स्टाइल (Spelling and Style) टैब को क्लिक करें
• चेक स्पेलिंग एज यू टाइप (Check spelling as you type) – इस बॉक्स को चेक करने पर जैसे जैसे आप टाइप करते हैं, पॉवर पाइंट उसकी स्पेलिंग चेक करते जाता है और गलत स्पेलिंग वाले शब्द को लाल रंग से अन्डरलाइन कर देता है।
• हाइड स्पेलिंग एरर्स इन दिस डाकुमेंट (Hide spelling errors in this document) – इस बॉक्स को चेक करने गलत स्पेलिंग वाले शब्दों का लाल रंग से अन्डरलाइन होना बंद हो जाता है
• आल्वेज सजेस्ट करेक्शन्स (Always suggest corrections) – गलत स्पेलिंग वाले शब्दों के लिय सही शब्द सुझाने के लिये इस बॉक्स को चेक किया जाता है।
• इग्नोर वर्ड्स इन अपरकेस (Ignore words in UPPERCASE) – अपरकेस में टाइप किये गये शब्दों के लिये हमेशा पॉवर पाइंट टोकता है, इससे बचने के लिये इस बॉक्स को चेक कर दें।
• इग्नोर वर्ड्स विथ नंबर्स (Ignore words with numbers) – उपरोक्तानुसार, यदि शब्द और संख्या दोनों को मिश्रित किया गया हो।
कलर स्कीम्स (Color Schemes)
• मेनूबार से फॉर्मेट|स्लाइड कलर स्कीम (Format|Slide Color Scheme) का चयन करें।
• कलर स्कीम डॉयलाग बॉक्स में किसी पूर्व निर्मित कलर स्कीम Color schemes थम्भनेल पर क्लिक करें।
• चयनित कलर स्कीम कैसा दिखेगा जानने के लिये प्रिव्हियु (Preview) बटन को क्लिक करें।
• कलर स्कीम में परिवर्तन करने के लिये कस्टम (Custom) टैब पर क्लिक करें।
• स्लाइड के विभिन्न अवयवों जैसे कि बैकग्राउंड, टैक्स्ट/लाइन आदि के रंगों में परिवर्तन के लिये दिये गये बॉक्स में मनमाफिक रंगों का चुनाव करके चेंज कलर (Change color बटन दबायें।
• टैक्स्ट एण्ड लाइन कलर (Text and Line Color) डॉयलाग बॉक्स में वांछित रंग को हाईलाइट करें या और अधिक रंग देखने के लिये Custom टैब का चुनाव करें। अपनी पसंद का रंग चुन लेने के बाद OK बटन दबा दें।
• फॉर्मेटिंग पूर्ण कर लेने पर कलर स्कीम को प्रस्तुतीकरन के सभी स्लाइड्स पर लागू करने के लिये अप्लाय टू आल (Apply to All) या यदि कलर स्कीम को केवल एक स्लाइड पर लागू करना हो तो अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक करें।
बैकग्राउंड्स (Backgrounds)
अपने प्रस्तुतीकरन के बैकग्राउंड में रंग तथा पैटर्न्स जोड़ने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• मेनूबार से फॉर्मेट|बैकग्राउंड (Format|Background) का चयन करें।
• बैकग्राउंड फिल (Background fill) ड्रॉप डाउन मेनू से वांछित रंग का चुनाव करें या और अधिक रंगों को देखने के लिये मोर कलर्स (More Colors…) बटन दबायें।
• बैकग्राउंड में ग्रैडियेंट, टैक्स्चर, पैटर्न्स या पिक्चर डालने के लिये ड्रॉप डाउन मेनू से फिल इफैक्ट्स (Fill Effects) को क्लिक करें।
• ग्रैडियेंट टैब (Gradient tab)
फीका बैकग्राउंड देने के लिये वन कलर (One color) का चयन करें तथा कलर1 (Color 1) ड्रॉप डाउन मेनू से रंगो को मनपसंद ढंग से फीका गाढ़ा कर लें। मध्यम बैकग्राउंड देने के लिये टू कलर्स (Two colors) को चुनें तथा फीका गाढ़ा करने के लिये कलर1 (Color 1) और कलर2 (Color 2) दोनों ही का प्रयोग करें। प्रीसेट (Preset) में आपकी सुविधा के लिये विभिन्न आकर्षक पूर्व निर्मितPreset colors रंग संयोजन (color combinations) उपलब्ध हैं।
• शेडिंग स्टाइल (Shading styles) से मनपसंद स्टाइल चुन लें।
• टैक्स्चर टैब (Gradient tab)
• बैकग्राउंड में टैक्स्चर देने के लिये वांछित टैक्स्चर का चुनाव करें या इनके अलावा कोई अलग टैक्स्चर देना हो तो अदर टैक्स्चर (Other Texture…) को क्लिक करें।
• पैटर्न टैब (Pattern tab)
• पैटर्न डालने के लिये वांछित पैटर्न का चुनाव कर लें। पैटर्न के फोरग्राउंड (Foreground) तथा बैकग्राउंड (Background) के रंगों में परिवर्तन के लिये नीचे के बॉक्सेस का प्रयोग करें।
• पिक्चर टैब (Picture tab)
इसका प्रयोग करके आप अपने प्रस्तुतीकरन के बैकग्राउंड में अपनी पसंद का चित्र बना सकते हैं।
ग्राफिक्स (Graphics)
ड्राइंग टूलबार की सहायता से आप विभिन्न प्रकार ग्राफिक्स बना सकते हैं तथा उनका संपादन भी कर सकते हैं। यह टूलबार पॉवर पाइंट स्क्रीन में नीचे में स्थित होता है। यदि आपके पॉवर पाइंट स्क्रीन में ड्राइंग टूलबार दिखाई न दे राह हो तो मेनू बार से व्हियु|टूलबार|ड्राइंग (View|Toolbars|Drawing) का चयन करें।
• मेनू (Menu) -
o ग्रुपिंग (Grouping) – एक से अधिक चित्रों को ग्रुपिंग कर के एक साथ हटाने के लिये शिफ्ट (SHIFT) कुंजी दबाये हुये उन चित्रों को क्लिक करें। फिर ड्रा (Draw) मेनू से ग्रुप (Group) को चुन लें। ग्रुपिंग का उदाहरण नीचे चित्र में प्रस्तुत किया जा रहा है। अनग्रुप करने के लिये ड्रा (Draw) से ही अनग्रुप (Ungroup) का चयन करें।
o आर्डर (Order) – इस अवयव की सहायता से चित्रों के ऊपर नीचे का क्रम बदला जा सकता है। प्रस्तुत उदाहरण में ऊपर के नीले रंग वाले चित्र को सेंड बैकवर्ड (Send Backward) निर्देश (command) द्वारा नीचे भेज दिया गया है। इसे फिर से ऊपर लाने के लिये ब्रिंग फारवर्ड (Bring Forward) निर्देश का प्रयोग करना होगा।
>
o नुड्गे (Nudge) – विषयवस्तु (object) किसी एक दिशा में जरा सा हटाने के लिये नुड्गे का प्रयोग किया जाता है।
o अलाइन या डिस्ट्रिब्यूट (Align or Distribute) – इन अवयवों का प्रयोग ग्रुपिंग के विषय वस्तुओं के एक दूसरे का स्थान परिवर्तन के लिये किया जाता है।
o रोटेट या फ्लिप (Rotate or Flip) – विषय वस्तु को 90 अंश से घुमाने के लिये रोटेट एक अक्ष (axis) से दूसरे अक्ष में ले जाने के लिये फ्लिप का प्रयोग किया जाता है।
• फ्री रोटेट (Free rotate) – इस बटन से विषयवस्तु पर हरे रंग के हैंडल्स बन जाते हैं जिनकी सहायता से आप उसे अपनी पसंद के अनुसार घुमा सकते हैं।
क्लिप आर्ट जोड़ना
अपने डाकुमेंट में माइक्रोसॉफ्ट लाइब्रेरी से क्लिप आर्ट लगाने के लिये निम्नलिखित विधि अपनायें:
• मेनूबार में इन्सर्ट|पिक्चर|क्लिप आर्ट (Insert|Picture|Clip Art) का चयन करें।
• वांछित चित्र खोजने के लिये सर्च फॉर क्लिप (Search for clips) के बाजू वाले सफेद बॉक्स में अपनी पसंद के चित्र से सम्बंधित एक या एक से अधिक ‘कीवर्ड’ टाइप करें और एंटर दबायें।याकिसी केटेगरी (category) आइकान को क्लिक करें।
• जिस चित्र को आप अपने डाकुमेंट में लगाना चाहते हैं उसे एक बार क्लिक करें। क्लिक करने पर नीचे दिये गये चित्र के अनुसार पॉपअप बॉक्स खुलेगा।
• चित्र लगाना (Insert Clip): अब चित्र को लगाने के लिये इन्सर्ट क्लिप को क्लिक करें।
• चित्र लगाने के पहले उसे देखना (Preview Clip): चित्र लगाने के पहले उसे देखने लिये प्रीव्हियु क्लिप को क्लिक करें।
• क्लिप को अपने फेव्हरिट्स में जोड़ना (Add Clip to Favourites): इसके द्वारा आप किसी भी क्लिप को अपने फेव्हरिट डायरेक्टरी में जोड़ सकते हैं।
किसी फाइल से चित्र लगाना:
• मेनूबार में इन्सर्ट|पिक्चर|फ्रॉम फाइल (Insert|Picture|From File) का चयन करें।
• लुक इन (Look in) विन्डो से चित्र प्राप्त करें।
• चित्र वाले फाइल को हाईलाइट करें और इन्सर्ट बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड इफैक्ट्स (Slide Effects)
एक्शन बटन्स (Action Buttons)
अपने प्रस्तुतीकरण में विभिन्न कार्यों के लिये बटन जोड़ने हेतु एक्शन बटन्स टूलबार का प्रयोग करें।
• मेनूबार से स्लाईड शो|एक्शन बटन्स (Slide Show|Action Buttons) का चुनाव करें तथा उसे ड्रैग करके मेनूबार से बाहर ले आयें ताकि वह फ्लोटिंग टूलबार (floating toolbar) में परिणित हो जाये।
• टूल बार में अपने पसंद के बटन को क्लिक करें जिससे कि एक्शन सेटिंग्स (Action Settings) मेनू खुल जाय।
• माउस क्लिक (Mouse Click) या माउस ओव्हर (Mouse Over) टैब में से किसी एक में चाहे गये एक्शन्स को सेट कर लें। यदि आप माउस क्लिक टैब में एक्शन्स को सेट करते हैं तो बटन को क्लिक करने पर एक्शन होगा और यदि आप माउस ओव्हर टैब में एक्शन्स को सेट करते हैं तो बटन पर केवल माउस एरो ले जाने पर ही एक्शन होगा।
• एक्शन होने पर किस स्लाइड में जाना है तय करने के लिये हाइपरलिंक टू (Hyperlink to बाक्स में डेस्टिनेशन का चुनाव कर लीजिये।
• यदि आपको अपने प्रस्तुतीकरन में साउंड इफैक्ट का प्रयोग करना है तो प्ले साउंड (Play sound बॉक्स को चेक करें तथा ड्रॉप डाउन मेनू से वांछित साउंड का चुनाव कर लें।
• अब OK को क्लिक कर दें।
• स्लाइड पर लगाये गये बटन के आकार में परिवर्तन करने के लिये उसके हैंडल्स का प्रयोग करें तथा उसके डेफ्थ में परिवर्तन करने के लिये यलो डॉयमन्ड का प्रयोग करें।
स्लाइड एनीमेशन (Slide Animation)
प्रस्तुतीकरन के जिन टैक्स्ट या ग्राफिक्स में एनीमेशन देना हो उन्हें हाईलाइट कर के मेनूबार से स्लाइड शो|प्रिसेट एनीमेशन (Slide Show|Preset Animation) का चयन करें और उपलब्ध विकल्पों में से किसी एक विकल्प को चुन लें। और अधिक विकल्पों के लिये नीचे बताये गये विधि का प्रयोग करें।
• मेनूबार से स्लाइड शो|कस्टम एनीमेशन (Slide Show|Custom Animation) का चयन करें।
• चेक टू एनीमेट स्लाइड आब्जेक्ट (Check to animate slide objects) के लिस्ट में से उस/उन आब्जेक्ट को चेक करें जिसे/जिन्हें एनीमेट करना है।
• इफैक्ट टैब (Effects tab), से एनीमेशन के प्रकार का चुनाव कर लें या यदि किसी आब्जेक्ट के लिये एनीमेशन बंद करना हो तो “नो इफैक्ट (No Effect)” को चुनें। ड्रॉप डाउन मेनू से एनीमेश की दिशा का चुनाव कर लें और यदि साउंड इफैक्ट देना हो तो वांछित साउंड का भी चुनाव करें।
• एनीमेशन वाले आब्जेक्ट्स का आफ्टर एनीमेशन (After animation) इफैक्ट का चुनाव करें।
o कलर पैलेट (Color palette) – उपलब्ध रंगों में से किसी एक रंग का चुनाव करें या अधिक रंग देखने के लिये मोर कलर्स (More Colors) को क्लिक करें। आप जिस रंग का चुनाव करेंगे, स्लाइड शो के समय आपका आब्जेक्ट उसी रंग में एनीमेट करेगा।
o डोन्ट डिम (Don’t Dim) – यह विकल्प एनीमेशन के बाद सभी इफैक्ट्स को मिटा देता है।
o हाइड आफ्टर एनीमेशन (Hide After Animation) – एनीमेशन समाप्त होने पर सभी टैक्स्ट मिट जाते हैं।
o हाइड आन नैक्स्ट माउस क्लिक (Hide on Next Mouse click) – एनीमेशन के बाद क्लिक करने पर टैक्स्ट मिट जाते हैं।
• स्लाइड शो के दौरान टैक्स्ट किस प्रकार से दिखेंगे का चुनाव इंट्रोड्यूस टैक्स्ट (Introduce text) सेक्शन से करें। यदि आप “आल एट वन्स (All at once)” को चुनेंगे तो पूरे टैक्स्ट एक बार में ही दिखेंगे, “बाय वर्ड (by Word)” चुनने से स्लाइड शो में एक एक करके शब्द दिखाई पड़ेंगे और “बाय लेटर (by Letter)” का चुनाव करने पर एक एक अक्षर दिखाई पड़ेंगे जैसा कि टाइप करते समय दिखता है।
• आब्जेक्ट्स का क्रम बदलने के लिये आर्डर (Order) & टाइमिंग (Timing) टैब को क्लिक कर के जिस आब्जेक्ट का क्रम बदलना हो उसे हाईलाइट करके मूव्ह (Move) एरो से वांछित स्थान में पहुँचा दे।
• एनीमेशन को देखने के लिये प्रिव्हियु (Preview) बटन को क्लिक करें और संतुष्ट हो जाने पर OK बटन दबा दें।
मास्टर स्लाइड्स (Master Slides)
स्लाइड मास्टर (Slide Master)
प्रस्तुतीकरण के सभी स्लाइड्स के स्टाइल में एक साथ परिवर्तन करने के लिये स्लाइड मास्टर (Slide Master) का प्रयोग किया जाता है। प्रत्येक डिजाइन टेम्प्लेट का अपना अलग मास्टर स्लाइड होता है जिसमें वांछित परिवर्तन करने पर प्रस्तुतीकरण के सभी स्लाइड्स में वैसा ही परिवर्तन हो जाता है। यदि आप डिजाइन टेम्प्लेट्स का प्रयोग न करके अपना स्वयं का डिजाइन बनाते हैं तो उसमें भी आप मास्टर स्लाइड जोड़ सकते हैं जिसके लिये निम्न विधि अपनायें।
• मेनू बार से व्हियु|स्लाइड मास्टर (View|Master|Slide Master) का चयन करें।
• जिस प्रकार से साधारण स्लाइड को आप फॉर्मेट करते हैं उसी प्रकार से मास्टर स्लाइड के टैक्स्ट, लिस्ट आदि को अपनी पसंद के अनुसार फॉर्मेट करें। वांछित बैकग्राउंड पैटर्न्स तथा इफैक्ट्स, फूटर सेटिंग्स आदि भी कर लें।
• कार्य सम्पन्न हो जाने के बाद मास्टर टूलबार (Master toolbar) में क्लोज (Close) बटन को क्लिक कर दें।
हेडर्स व फूटर्स (Headers and Footers)
अपने प्रस्तुतीकरण में दिनांक, समय, स्लाइड क्रमांक आदि दर्शाने के लिये हेडर्स व फूटर्स का प्रयोग करें।
• मेनूबार से हेडर एण्ड फूटर… (View|Header and Footer…) का चयन करें।
• दिनांक व समय दर्शाने के लिये डेट एण्ड टाइम (Date and time) बॉक्स को चेक करें। अपडेट आटोमेटिकली (Update automatically) को सेलेक्ट करने पर पॉवर पाइंट स्वतः ही वर्तमान दिनांक व समय को दर्शाने लगता है, यदि आपको वर्तमान दिनांक व समय नहीं दर्शाना है तो फिक्स्ड (Fixed) को क्लिक करके वांछित दिनांक की प्रविष्टि कर दें।
• स्लाइड क्रमांक दर्शाने के लिये स्लाइड नंबर (Slide number) बॉक्स को चेक करें।
• यदि आप और कुछ टैक्स्ट दर्शाना चाहते हैं तोफूटर (Footer) बॉक्स को क्लिक कर के वांछित टैक्स्ट की प्रविष्टि करें।
• उपरोक्त सभी चीजों को छिपाने के लिये डोन्ट शो आन टाइटल स्लाइड (Don’t show on title slide) बॉक्स को चेक करें।
• नोट्स तथा हैंडआउट्स पृष्ठों मे बदलाव के लिये नोट्स व हैंडआउट्स (Notes and Handouts) टैब को क्लिक कर के वांछित परिवर्तन कर लें।
• इन परिवर्तनों को सभी स्लाइड्स में लागू करने के लिये अप्लाय टू आल (Apply to All) को क्लिक करें या फिर यदि परिवर्तनों को सिर्फ वर्तमान स्लाइड में ही दिखाना है तो अप्लाय (Apply) को क्लिक करें।
स्लाइड क्रमांक (Slide Numbers)
यदि आप स्लाइड क्रमांक को हेडर या फूटर में न दर्शा कर स्लाइई के किसी अन्य स्थान पर दिखाना चाहते हैं तो मेनूबार से इन्सर्ट|स्लाइड नंबर (Insert|Slide Number) का चयन करें।
दिनांक व समय (Date and Time)
दिनांक व समय को भी हेडर या फूटर में न दर्शा कर स्लाइड में किसी अन्य नियत स्थान पर दिखाया जा सकता है। इसके लिये मेनूबार से इन्सर्ट|डेट एण्ड टाइम (Insert|Date and Time) का चयन करें। उपलब्ध फॉर्मेट्स (Available formats) बॉक्स से मनपसंद फॉर्मेट का चुनाव कर लें। और यदि दिनांक व समय में पॉवर पाइंट के द्वारा स्वतः परिवर्तन कराना हो तो अपडेट आटोमेटिकली (Update automatically) को भी सेलेक्ट कर लें। कार्य सम्पन्न होने पर OK को क्लिक कर दें।
सुरक्षित करना तथा छपाई करना (Saving and Printing)
सेव्ह ऐज वेब पेज (Save as Web Page)
किसी भी प्रस्तुतीकरण को मेनूबार से फाइल|सेव्ह (File|Save) का चयन करके सुरक्षित किया जा सकता है। किन्तु यदि आप अपने प्रस्तुतीकरण को अन्तर्जाल में प्रदर्शित करना चाहते हों तो उसे वेब पेज के जैसे सुरक्षित करना होगा। वेब पेज जैसे सुरक्षित करने से आपके प्रस्तुतीकरण को वे लोग भी देख पायेंगे जिन्होंने अपने कम्प्यूटर में पॉवर पॉइंट को इंस्टाल नहीं किया है। प्रस्तुतीकरण को वेब पेज के जैसे सुरक्षित करने के लिये मेनूबार से फाइल|सेव्ह ऐज वेब पेज (File|Save As Web Page) का चुनाव करें। लुक इन: (Look in:) ड्रॉप डाउन मेनू से अपने वेब पेज डायरेक्टरी को चुन कर फाइल नेम: (File name:) बॉक्स में प्रस्तुतीकरण के नाम की प्रविष्टि कर लें और सेव्ह (Save) बटन को क्लिक कर के प्रस्तुतीकरण को वेब पेज के रूप में सुरक्षित कर लें।
पेज सेटअप (Page Setup)
प्रस्तुतीकरण के छपाई के विकल्पों को देखने के लिये मेनूबार से फाइल|पेज सेटअप (File|Page Setup) का चयन करें। स्लाइड्स साइज्ड फॉर (Slides sized for) ड्रॉप डाउन मेनू से पूर्वनिश्चित साइज को चुनें या अपने हिसाब से विड्थ (Width) और हाइट (Height) बॉक्सेस में प्रविष्टि कर लें। पृष्ठ को लंबाई में रखने के लिये ओरिएन्टेशन (Orientation) सेक्शन में पोर्ट्रेट को चुनें या फिर पृष्ठ को चौड़ाई में रखने के लिये लैंडस्केप को चुनें।
छपाई (Print)
प्रस्तुतीकरण की छपाई करने के लिये मेनूबार से फाइल|प्रिंट (File|Print) का चयन करें।
प्रिंट रेंज (Print range) – पूरे प्रस्तुतीकरण की छपाई के लिये आल (All) को चुनें, सिर्फ वर्तमान स्लाइट की छपाई के लिये करेंट स्लाइड (Current slide) को चुने या किसी अन्य स्लाइड की छपाई के लिये स्लाइड्स (Slides) फील्ड में स्लाइड क्रमांक की प्रविष्टि करें।
प्रतियाँ (Copies) – जितनी प्रतियाँ छापनी हो उसकी संख्या की प्रविष्टि कोलेट (Collate) बॉक्स में करें।
क्या छापना है (Print What) –
• स्लाइड्स (Slides) इससे पूरे पृष्ठ में एक स्लाइड की छपाई होती है।
• हैंडआउट्स (Handouts) प्रत्येक पृष्ठ में मनचाही संख्या में स्लाइड्स को छापें
• नोट्स पेझ (Notes Page) इसके द्वारा एक पृष्ठ में एक स्लाइड और उसकी टिप्पणियों को एक साथ छापें।
• आउटलाइन व्हियु (Outline view) इससे प्रस्तुतीकरण के सिर्फ आउटलाइन की छपाई होती है।
छपाई के सही विकल्प को चुनने के पश्चात् OK बटन को क्लिक कर दें।
कीबोर्ड शॉर्टकट्स (Keyboard Shortcuts)
कीबोर्ड शार्टकट्स का प्रयोग करके आप अपना बहुत समय बचा सकते हैं। नीचे वर्ड में प्रयुक्त होने वाले मुख्य मुख्य कीबोर्ड शार्टकट्स दिये जा रहे हैं।
टिप्पणी: कीबोर्ड के कुंजियों को + निशान से जोड़ना यह दर्शाता है कि उन कुंजियों को एक साथ दबाना है।
कार्य कुंजियाँ
डाकुमेंट्स
फाइल खोलना CTRL+O
नया फाइल बनाना CTRL+N
सेव्ह ऐज F12
सेव्ह CTRL+S or SHIFT+F12
छापना CTRL+P
सहायता F1
प्रस्तुतीकरण क्रियाएँ (Presentation Actions)
स्लाइड शो शुरू करना F5
अगला स्लाइड ENTER या Downarrow key
पिछला स्लाइड BACKSPACE or Up arrow key
एक्टिव्ह पेन टूल CTRL+P
पेन स्ट्रोक्स मिटाना E
पेन टूल को अक्रियाशील बनाना CTRL+A
बैक स्क्रीन को दिखाना/छिपाना B
बैक स्क्रीन को दिखाना/छिपाना B
सफेद स्क्रीन को दिखाना/छिपाना W
पॉइंटर तथा बटन को दिखाना/छिपाना A
स्लाइड शो समाप्त करना ESC
कार्य कुंजियाँ
फॉर्मेटिंग
सेलेक्ट आल CTRL+A
कॉपी CTRL+C
कट CTRL+X
पेस्ट CTRL+V
अनडू CTRL+Z
रीडू CTRL+Y
बोल्ड CTRL+B
इटैलिक्स CTRL+I
अन्डरलाइन CTRL+U
लेफ्ट जस्टीफॉई CTRL+L
सेंटर जस्टीफङई CTRL+E=
राइट जस्टीफॉई CTRL+R
प्रमोट लिस्ट आयटम ALT+SHIFT+Left arrow
डिमोट लिस्ट आयटम ALT+SHIFT+Right arrow or TAB
संपादन
फाइंड CTRL+F
रिप्लेस CTRL+H
हाइपरलिंक डालना ALT
+CTRL+K
नया स्लाइड CTRL+M
स्पेल चेकर F7
मैक्रोज़ ALT+F8
स्लाइड शो के दौरान के कीबोर्ड शॉर्टकट जानने के लिये स्लाइड शो शुरू करके F1 कुंजी दबायें।
किसी प्रस्तुतीकरण का चुनाव कर लेने के बाद पॉवर पाइंट आपको आपकी सुविधानुसार अनेकों प्रकार के लेआउट्स सुझाता है जिनमें से अपनी आवश्कतानुसार लेआउट का चयन करके OK बटन को क्लिक कर दें।
पॉवर पाइंट स्क्रीन (Power Point Screen)
पावर प्वाइंट (Power Point): पॉवर पाइंट के द्वारा आप आँकड़ों (data) का ग्राफिकल ढाँचे (graphical formats) में मल्टीमीडिया प्रस्तुतीकरण (multimedia presentation) किया जाता है। जाहिर है कि आप लोगों को प्रभावित करने के लिये अपने आँकड़ों को अत्यन्त आकर्षक तरीके से दिखाना चाहेंगे। तो इसके लिये आपको पॉवर पाइंट का सहारा लेना होगा।
स्क्रीन लेआउट (Screen Layout)
नार्मल व्हियु (Normal View) में पॉवर पाइंट लेआउट:
व्हियुज (Views)
पॉवर पाइंट में आपके प्रस्तुतीकरण (Presentation) के निर्माण के लिये स्लाइड शो के साथ ही साथ चार स्क्रीन लेआउट्स भी उपलब्ध हैं। आपका पृष्ठ कैसा दिखाई पड़े यह चुनने के लिये स्क्रीन व्हियुज (Screen views) बटनों का प्रयोग करना पड़ता है।
नार्मल व्हियु (Normal View)
नार्मल व्हियु (normal view) में स्क्रीन तीन भागों में विभक्त हो जाता है। बायीं (left) ओर का भाग प्रेजेन्टेशन आउटलाइन (presentation outline), के लिये होता है, मध्य के भाग में, जो कि मुख्य विन्डो होता है, स्लाइड (slide) दिखाई देता है और नीचे के भाग में टिप्पणियाँ (notes) लिखी जा सकती हैं। स्लाइड व्हियु (Slide View)
स्लाइड व्हियु (slide view) में प्रत्येक स्लाइड दिखते रहता है ताकि उसमें चित्र जोड़ने, टैक्स्ट की फॉर्मेटिंग करने और बैकग्राउंड स्टाइल जोड़ने में आसानी हो सके।
आउटलाइन व्हियु Outline View
आउटलाइन व्हियु (outline view) स्क्रीन के अधिकतर भाग में प्रेजेन्टेशन आउटलाइन (presentation outline) ही दिखाई देता है ताकि टैक्स्ट का संपादन किया जा सके। इसमें स्लाइड और नोट्स एक छोट विन्डो में होते हैं। स्लाइड सॉर्टर व्हियु Slide Sorter View
स्लाइड सॉर्टर व्हियु (slide sorter view) प्रत्येक स्लाइड के छोटे छोटे चित्र दिखाई पड़ते रहते हैं ताकि स्लाइड्स को मनपसंद तरतीब दिये जा सकें।
पूरे स्क्रीन में स्लाइड्स को देखने के लिये स्लाइड शो (Slide Show) बटन को क्लिक करें या F5 कुंजी दबायें।
स्लाइड्स के साथ काम करना (working with slides)
नया स्लाइड डालना (Insert a New Slide)
अपने प्रस्तुतीकरण (presentation) में नया स्लाइड डालने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• स्लाइट संख्या (slide’s number) पर क्लिक करने के बाद आउटलाइन विन्डो से एक नया स्लाइट चुनें।
• मेनूबार से इन्सर्ट|न्यू स्लाइड (Insert|New Slide) का चयन कर लें या टूलबार में न्यू स्लाइड बटन को क्लिक करें।
• खुलने वाले विन्डो में मनपसन्द लेआउट का चुनाव कर के OK बटन दबा दें।
डिजाइन टेम्पलेट लागू करना (Applying a Design Template)
डिजाइन टेम्प्लेट लागू करने के लिये मेनूबार से फॉर्मेट|डिजाइन टेम्प्लेट (Format|Design Template) का चयन करें। मनपसंद टेम्प्लेट को चुन कर अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड्स के लेआउट में परिवर्तन करना (Changing Slide Layouts)
किसी स्लाइड के लेआउट को बदलने के लिये मेनूबार में फॉर्मेट|स्लाइड लेआउट (Format|Slide Layout) का चयन करे. उपलब्ध थम्भनेल्स में से वांछित लेआउट का चुनाव करके अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड्स का स्थान परिवर्तित करना (Reordering Slides)
स्लाइड सॉर्टर व्हियु (Slide Sorter View), में किसी स्लाइड का स्थान बदलने के लिये केवल उसे क्लिक कर के माउस के द्वारा वांछित स्थान तक ड्रैग करना पड़ता है किन्तु नार्मल (Normal) या आउटलाइन व्हियु (Outline View), में स्लाइड के बाजू में बने आइकान को ड्रैग कर के स्लाइड का स्थान परिवर्तन किया जाता है।
स्लाइड को छिपाना (Hide Slides)
यदि आप स्लाइड शो के दौरान किसी स्लाइट को दिखाना नहीं चाहते किन्तु उस स्लाइड को मिटाना भी नहीं चाहते ताकि वह अन्य समय में काम आये तो मेनूबार में स्लाइड शो|हाइड स्लाइड (Slide Show|Hide Slide) का चयन करके ऐसा कर सकते हैं। छिपे हुये स्लाइड को वापस लाकर पुनः दिखाने के लिये मेनूबार में स्लाइड शो|हाइड स्लाइड (Slide Show|Hide Slide) को फिर से क्लिक करें।
विशिष्ट स्लाइड शो बनाना (Create a Custom Slide Show)
यदि आप अपने स्लाइड शो में सभी स्लाइड्स को न दिखा कर केवल चुने हये स्लाइड्स को ही दिखाना चाहते हैं तो कस्टम स्लाइड शो (Custom Slide Show) आपको यह सुविधा प्रदान करती है।
• मेनूबार में स्लाइड शो|कस्टम स्लाइड शो (Slide Show|Custom Slide Show) का चयन करें।
• कस्टम शो विन्डो (Custom Shows) में न्यू….. (New…) बटन को क्लिक करें।
• कस्टम शो परिभाषित करें (Define Custom Show) में स्लाइड शो का नाम (Slide show name) वाले सफेद बॉक्स में अपने कस्टम स्लाइड शो का नाम टाइप करें।
• स्लाइड्स इन प्रेजेन्टेशन (Slides in presentation) विन्डो में जिन स्लाइड्स को आप दिखाना चाहते हैं उन्हें हाईलाइट कर के जोड़ें (Add) >> बटन की सहायता से स्लाइड्स इन कस्टम शो (Slides in custom show) विन्डो में डालते जायें।
• किसी स्लाइड को वापस लाने के लिये उपरोक्त क्रिया के विपरीत क्रिया अपनायें अर्थात् स्लाइड्स इन कस्टम शो (Slides in custom show) विन्डो से जिन स्लाइड्स को आप हटाना चाहते हैं उन्हें हाईलाइट कर के रीमूव्ह (Remove) बटन की सहायता से स्लाइड्स इन प्रेजेन्टेशन (Slides in presentation) विन्डो में वापस डाल दें।
• कस्टम शो में स्थित स्लाइड्स को मनपसंद तरतीब देने के लिये स्लाइड्स को हाईलाइट कर के ऊपर नीचे किया जा सकता है।
• कार्य सम्पन्न हो जाने पर OK बटन दबा दें।
• अपने शो के पूर्व-प्रदर्शन (preview) के लिये दिखायें (Show) तथा कस्टम शो विन्डो को बंद करने के लिये बंद (Close) बटन का प्रयोग किया जाता है
कस्टम स्लाइड शो का संपादन करना (Edit a Custom Slide Show)
• मेनूबार में स्लाइड शो|कस्टम स्लाइड शो (Slide Show|Custom Slide Show) का चयन करें।
• कस्टम शोज (Custom shows) बॉक्स में स्थित स्लाइड्स को हाईलाइट करके संपादित करें…. (Edit…) बटन की सहायता से वांछित संपादन कर लें।
• किसी स्लाइड को हटाने या मिटाने के लिये उसे हाईलाइट करके हटायें (Remove) बटन दबायें।
• अपने कस्टम स्लाइड शो की प्रतिलिपि (copy) बनाने के लिये कॉपी (Copy) बटन को क्लिक करें। संपादन…. (Edit…) बटन को प्रयोग कर के बनाई गई प्रतिलिपि को मिटाया भी जा सकता है।
• अपने शो के पूर्व-प्रदर्शन (preview) के लिये दिखायें (Show) तथा बाहर आने के लिये बंद (Close) बटन का प्रयोग किया जाता है
पाठ्य समग्री जोड़ना (Add Content)
डिजाइन टेम्प्लेट्स में बुलेटेड लिस्ट (Bulleted Lists on Design Templates)
अपने पाठ्य सामग्री (content) के के मुख्य बिंदुओं को डिजाइन टेम्प्लेट में आकर्षक तथा स्पष्ट रूप से दर्शाने के लिये बुलेटेड लिस्ट का प्रयोग किया जाता है। डिजाइन टेम्प्लेट्स (Disign Templates) के टैक्स्ट बॉक्सेस में पूर्व निर्मित बुलेट्स होते हैं जिन पर क्लिक करके पाठ्य सामग्री को टाइप किया जा सकता है। नया बुलेट बनाने के लिये एंटर (Enter) कुंजी दबायें। यदि आप अगली पंक्ति में बुलेट नहीं चाहते तो शिफ्ट+एंटर (Shift+Enter) कुंजी का प्रयोग करें।
नया बुलेटेड लिस्ट बनाना (Design new Bulleted List)
नया बुलेटेड लिस्ट (Bulleted List) बनाने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• स्लाइड व्हियु में मेनूबार से इन्सर्ट|टैक्स्ट बॉक्स (Insert|Text Box) का चयन करें।
• माउस का बायाँ (left) बटन दबाये हुये ड्रैग करके वांछित आकार का टैक्स्ट बॉक्स बनायें।
• मेनूबार से फॉर्मेट|बुलेट्स और नम्बरिंग (Format|Bullets and Numbering) को चुनें।
• अपनी सामग्री के अनुरूप बुलेट्स में परिवर्तन करने के लिये साइज (Size) बॉक्स में प्रतिशत का मान बदलें।
• कलर Color मेनू से मनपसंद रंग चुन लें।
• वांछित बुलेट को हाईलाइट करके OK बटन को क्लिक कर दें।
• यदि आप चित्र वाला बुलेट बनाना चाहते हैं तो चित्रों को देखने के
लिये पिक्चर (Picture) बटन को क्लिक करें।- या -
यदि आप अपने बुलेट को किसी संकेत (symbol) का रूप देना चाहते हैं
तो बुलेट्स फ्रॉम (Bullets
from) ड्रॉप डाउन मेनू को क्लिक करके वांछित संकेताक्षर चुन कर OK बटन दबा दें।• अब बुलेट्स और नम्बरिंग (Bullets and Numbering) विन्डो में OK को क्लिक कर दें।
नंबर वाली लिस्ट बनाना (Numbered List)
• नया टैक्स्ट बॉक्स बनायें।
• मेनूबार से फॉर्मेट|बुलेट्स एण्ड नंबरिग (Format|Bullets and Numbering) का चयन करें।
• बुलेट् एण्ड नंबरिंग डॉयलाग बॉक्स में नंबर्ड (Numbered) टैब को क्लिक करें।
• नंबर्स को अपने टैक्स्ट के उपयुक्त आकार देने के लिये साइज बॉक्स में प्रतिशत को बदलें।
• मनपसंद रंग के लिये कलर (Color) बॉक्स को क्लिक कर के अपने पसंद का रंग चुन लीजिये।
• यदि आप 1 नंबर से शुरू न कर के किसी अन्य नंबर से (जैसे कि 5 से) शुरू करना चाहते हैं तो स्टार्ट एट (Start at) बॉक्स में 1 के स्थान पर वांछित नंबर (जैसे कि 5 से) टाइप करें।
• दिये गये 7 प्रकार में से अपने पसंद के प्रकार के लिस्ट को हाईलाइट कर के OK को क्लिक कर दें।
टैक्स्ट का काम करना (Working with Text)
टैक्स्ट जोड़ना
यदि आपके स्लाइड में पहले से ही टैक्स्ट बॉक्स उपलब्ध है तो सिर्फ आपको उसे क्लिक करना है और अपने हिसाब से टैक्स्ट जोड़ते जाना है पर यदि आपने बिना टैक्स्ट बॉक्स वाले स्लाइड का चुनाव किया है तो आपको उस स्लाइड में टैक्स्ट बॉक्स बनाना होगा जिसके लिये मेनूबार से इन्सर्ट|टैक्स्ट बॉक्स (Insert|Text Box) का चयन करें और माउस से ड्रैग करके टैक्स्ट बॉक्स बना लें। अपनी पसंद के अनुसार टैक्स्ट का संपादन करने के लिये मेनूबार से टूल्स|आप्शन्स (Tools|Options) का चयन करें तथा Edit को क्लिक कर के उसके चेक बॉक्सेस को चेक या अनचेक कर लें।
टैक्स्ट का संपादन करना (Formatting Text)
जिन टैक्स्ट्स का संपादन करना हो उन्हें हाईलाइट कर लें और मेनूबार से फॉर्मेट|फांट (Format|Font) का चयन करें या हाईलाइटेड टैक्स्ट पर दायाँ (right) क्लिक करके पॉपअप शार्टकट मे फांट (Font) को चुनें। फांट (Font) डॉयलाग बॉक्स की सहायता से अपनी पसंद का फेस, साइज, स्टाइल, इफैक्ट, कलर आदि बना लें। परिवर्तनों को देखने के लिये प्रिव्हयु (Preview) बटन का प्रयोग करें।
फांट बदलना (Replace Fonts)
स्वाभाविक है कि डिजाइन टैम्प्लेट के पूर्व उपलब्ध फांट्स को आप अपनी पसंद के अनुसार बदलना चाहेंगे। इसके लिये मेनूबार से फॉर्मेट|रिप्लेस फांट (Format|Replace Fon)t का चयन करें। ऊपर वाले ड्रॉप डाउन मेनू से जिन फांट्स में परिवर्तन करना है उनका चयन कर के नीचे वाले वाले ड्रॉप डाउन मेनू में परिवर्तित विकल्प को चुनें और रिप्लेस (Replace) बटन दबा दें।
लाइन स्पेसिंग (Line Spacing)
दो पंक्तियों के मध्य दूरी को बदलने के लिये मेनूबार में फॉर्मेट| लाइन स्पेसिंग (Format|Line Spacing) का चयन करें।
टैक्स्ट का संपादन करना (Formatting Text)
जिन टैक्स्ट्स का संपादन करना हो उन्हें हाईलाइट कर लें और मेनूबार से फॉर्मेट|फांट (Format|Font) का चयन करें या हाईलाइटेड टैक्स्ट पर दायाँ (right) क्लिक करके पॉपअप शार्टकट मे फांट (Font) को चुनें। फांट (Font) डॉयलाग बॉक्स की सहायता से अपनी पसंद का फेस, साइज, स्टाइल, इफैक्ट, कलर आदि बना लें। परिवर्तनों को देखने के लिये प्रिव्हयु (Preview) बटन का प्रयोग करें।
फांट बदलना (Replace Fonts)
स्वाभाविक है कि डिजाइन टैम्प्लेट के पूर्व उपलब्ध फांट्स को आप अपनी पसंद के अनुसार बदलना चाहेंगे। इसके लिये मेनूबार से फॉर्मेट|रिप्लेस फांट (Format|Replace Fon)t का चयन करें। ऊपर वाले ड्रॉप डाउन मेनू से जिन फांट्स में परिवर्तन करना है उनका चयन कर के नीचे वाले वाले ड्रॉप डाउन मेनू में परिवर्तित विकल्प को चुनें और रिप्लेस (Replace) बटन दबा दें।
• लाइन स्पेसिंग (Line spacing) – दो पंक्तियों के मध्य सिंगल स्पेस के लिये “1″ और डबल स्पेस के लिये “2″ का चयन करें।
• दो पैराग्राफ्स के मध्य दूरी (Before paragraph and After paragraph) – दो पैराग्राफ्स के बीच जितने लाइन की दूरी रखनी हो उसे यथोचित बॉक्स में टाइप करें।
केस बदलना (Change Case)
किसी पैराग्राफ में फांट्स का केस बदलने के लिये मेनूबार से फॉर्मेट|चेंज केस (Format|Change Case) का चयन करें।
• सेंटेंस केस (Sentence case) – प्रत्येक वाक्य के प्रथम अक्षर को कैपिटल (Capital) बना देता है।
• लोवरकेस (Lowercase) और अपरकेस (Uppercase) – समस्त अक्षरों के केस को बदल देता है।
• टाइटिल केस (Title case) – प्रत्येक शब्द के प्रथम अक्षर को कैपिटल (Capital) बना देता है।
• टोगल केस (Toggle case) – यह टाइटिल के का ठीक उल्टा है अर्थात् प्रत्येक शब्द के प्रथम अक्षर को लोवरकेस (lowercase) में कर के शेष अक्षरों को कैपिटल (Capital) बना देता है।
स्पेल चेक (Spell Check)
प्रस्तुतीकरन (Presentation) के स्पेलिंग की गलतियों को, यदि कोई हो तो, चेक करने के लिये मेनूबार से टूल्स|स्पेलिंग (Tools|Spelling) का चयन करें या F7 कुंजी दबायें।
• स्पेल चेकर प्रस्तुतीकरण के प्रथम गलत स्पेलिंग वाले शब्द सही स्पेलिंग वाले शब्द या शब्दों की सूची के साथ प्रदर्शित करेगा
• यदि आपका स्पेलिंग सही है (जैसा कि व्यक्तिवाचक संज्ञा के साथ प्रायः होता है) तो इग्नोर (Ignore) या यदि वही शब्द एक से अधिक बार आया हो तो (Ignore All) को क्लिक करें। यदि उस शब्द का प्रयोग और भी प्रस्तुतीकरन में हुआ हो तो एड (Add) बटन दबा कर उस शब्द को स्पेल चेक में जोड़ लें। ताकि स्पेल चेक बार बार उस शब्द को गलत न ठहराये।
• यदि शब्द की स्पेलिंग वास्तव में गलत हो तो सजेशन्स (Suggestions) बॉक्स में सुझाये गये शब्दों में से सही शब्द को हाईलाइट करके या फिर शब्द की स्पेलिंग को सुधार कर चेंज (Change) या यदि वह शब्द एक से अधिक बार आया हो तो चेंज आल (Change All) को क्लिक करें।
• स्पेल चेकर बंद करने के लिये क्लोज (Close) बटन दबायें।
• स्पेलिंग चेक करने की प्रक्रिया पूर्ण हो जाने पर प्रक्रिया पूर्ण वाली नई विन्डो खुलेगी जिसे OK बटन दबा कर बंद कर दें।
स्पेलिंग आप्शन्स (Spelling Options)
मेनूबार से टूल्स|आप्शन्स (Tools|Options) का चयन करके स्पेलिंग एण्ड स्टाइल (Spelling and Style) टैब को क्लिक करें
• चेक स्पेलिंग एज यू टाइप (Check spelling as you type) – इस बॉक्स को चेक करने पर जैसे जैसे आप टाइप करते हैं, पॉवर पाइंट उसकी स्पेलिंग चेक करते जाता है और गलत स्पेलिंग वाले शब्द को लाल रंग से अन्डरलाइन कर देता है।
• हाइड स्पेलिंग एरर्स इन दिस डाकुमेंट (Hide spelling errors in this document) – इस बॉक्स को चेक करने गलत स्पेलिंग वाले शब्दों का लाल रंग से अन्डरलाइन होना बंद हो जाता है
• आल्वेज सजेस्ट करेक्शन्स (Always suggest corrections) – गलत स्पेलिंग वाले शब्दों के लिय सही शब्द सुझाने के लिये इस बॉक्स को चेक किया जाता है।
• इग्नोर वर्ड्स इन अपरकेस (Ignore words in UPPERCASE) – अपरकेस में टाइप किये गये शब्दों के लिये हमेशा पॉवर पाइंट टोकता है, इससे बचने के लिये इस बॉक्स को चेक कर दें।
• इग्नोर वर्ड्स विथ नंबर्स (Ignore words with numbers) – उपरोक्तानुसार, यदि शब्द और संख्या दोनों को मिश्रित किया गया हो।
कलर स्कीम्स (Color Schemes)
• मेनूबार से फॉर्मेट|स्लाइड कलर स्कीम (Format|Slide Color Scheme) का चयन करें।
• कलर स्कीम डॉयलाग बॉक्स में किसी पूर्व निर्मित कलर स्कीम Color schemes थम्भनेल पर क्लिक करें।
• चयनित कलर स्कीम कैसा दिखेगा जानने के लिये प्रिव्हियु (Preview) बटन को क्लिक करें।
• कलर स्कीम में परिवर्तन करने के लिये कस्टम (Custom) टैब पर क्लिक करें।
• स्लाइड के विभिन्न अवयवों जैसे कि बैकग्राउंड, टैक्स्ट/लाइन आदि के रंगों में परिवर्तन के लिये दिये गये बॉक्स में मनमाफिक रंगों का चुनाव करके चेंज कलर (Change color बटन दबायें।
• टैक्स्ट एण्ड लाइन कलर (Text and Line Color) डॉयलाग बॉक्स में वांछित रंग को हाईलाइट करें या और अधिक रंग देखने के लिये Custom टैब का चुनाव करें। अपनी पसंद का रंग चुन लेने के बाद OK बटन दबा दें।
• फॉर्मेटिंग पूर्ण कर लेने पर कलर स्कीम को प्रस्तुतीकरन के सभी स्लाइड्स पर लागू करने के लिये अप्लाय टू आल (Apply to All) या यदि कलर स्कीम को केवल एक स्लाइड पर लागू करना हो तो अप्लाय (Apply) बटन को क्लिक करें।
बैकग्राउंड्स (Backgrounds)
अपने प्रस्तुतीकरन के बैकग्राउंड में रंग तथा पैटर्न्स जोड़ने के लिये निम्न विधि अपनायें:
• मेनूबार से फॉर्मेट|बैकग्राउंड (Format|Background) का चयन करें।
• बैकग्राउंड फिल (Background fill) ड्रॉप डाउन मेनू से वांछित रंग का चुनाव करें या और अधिक रंगों को देखने के लिये मोर कलर्स (More Colors…) बटन दबायें।
• बैकग्राउंड में ग्रैडियेंट, टैक्स्चर, पैटर्न्स या पिक्चर डालने के लिये ड्रॉप डाउन मेनू से फिल इफैक्ट्स (Fill Effects) को क्लिक करें।
• ग्रैडियेंट टैब (Gradient tab)
फीका बैकग्राउंड देने के लिये वन कलर (One color) का चयन करें तथा कलर1 (Color 1) ड्रॉप डाउन मेनू से रंगो को मनपसंद ढंग से फीका गाढ़ा कर लें। मध्यम बैकग्राउंड देने के लिये टू कलर्स (Two colors) को चुनें तथा फीका गाढ़ा करने के लिये कलर1 (Color 1) और कलर2 (Color 2) दोनों ही का प्रयोग करें। प्रीसेट (Preset) में आपकी सुविधा के लिये विभिन्न आकर्षक पूर्व निर्मितPreset colors रंग संयोजन (color combinations) उपलब्ध हैं।
• शेडिंग स्टाइल (Shading styles) से मनपसंद स्टाइल चुन लें।
• टैक्स्चर टैब (Gradient tab)
• बैकग्राउंड में टैक्स्चर देने के लिये वांछित टैक्स्चर का चुनाव करें या इनके अलावा कोई अलग टैक्स्चर देना हो तो अदर टैक्स्चर (Other Texture…) को क्लिक करें।
• पैटर्न टैब (Pattern tab)
• पैटर्न डालने के लिये वांछित पैटर्न का चुनाव कर लें। पैटर्न के फोरग्राउंड (Foreground) तथा बैकग्राउंड (Background) के रंगों में परिवर्तन के लिये नीचे के बॉक्सेस का प्रयोग करें।
• पिक्चर टैब (Picture tab)
इसका प्रयोग करके आप अपने प्रस्तुतीकरन के बैकग्राउंड में अपनी पसंद का चित्र बना सकते हैं।
ग्राफिक्स (Graphics)
ड्राइंग टूलबार की सहायता से आप विभिन्न प्रकार ग्राफिक्स बना सकते हैं तथा उनका संपादन भी कर सकते हैं। यह टूलबार पॉवर पाइंट स्क्रीन में नीचे में स्थित होता है। यदि आपके पॉवर पाइंट स्क्रीन में ड्राइंग टूलबार दिखाई न दे राह हो तो मेनू बार से व्हियु|टूलबार|ड्राइंग (View|Toolbars|Drawing) का चयन करें।
• मेनू (Menu) -
o ग्रुपिंग (Grouping) – एक से अधिक चित्रों को ग्रुपिंग कर के एक साथ हटाने के लिये शिफ्ट (SHIFT) कुंजी दबाये हुये उन चित्रों को क्लिक करें। फिर ड्रा (Draw) मेनू से ग्रुप (Group) को चुन लें। ग्रुपिंग का उदाहरण नीचे चित्र में प्रस्तुत किया जा रहा है। अनग्रुप करने के लिये ड्रा (Draw) से ही अनग्रुप (Ungroup) का चयन करें।
o आर्डर (Order) – इस अवयव की सहायता से चित्रों के ऊपर नीचे का क्रम बदला जा सकता है। प्रस्तुत उदाहरण में ऊपर के नीले रंग वाले चित्र को सेंड बैकवर्ड (Send Backward) निर्देश (command) द्वारा नीचे भेज दिया गया है। इसे फिर से ऊपर लाने के लिये ब्रिंग फारवर्ड (Bring Forward) निर्देश का प्रयोग करना होगा।
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o नुड्गे (Nudge) – विषयवस्तु (object) किसी एक दिशा में जरा सा हटाने के लिये नुड्गे का प्रयोग किया जाता है।
o अलाइन या डिस्ट्रिब्यूट (Align or Distribute) – इन अवयवों का प्रयोग ग्रुपिंग के विषय वस्तुओं के एक दूसरे का स्थान परिवर्तन के लिये किया जाता है।
o रोटेट या फ्लिप (Rotate or Flip) – विषय वस्तु को 90 अंश से घुमाने के लिये रोटेट एक अक्ष (axis) से दूसरे अक्ष में ले जाने के लिये फ्लिप का प्रयोग किया जाता है।
• फ्री रोटेट (Free rotate) – इस बटन से विषयवस्तु पर हरे रंग के हैंडल्स बन जाते हैं जिनकी सहायता से आप उसे अपनी पसंद के अनुसार घुमा सकते हैं।
क्लिप आर्ट जोड़ना
अपने डाकुमेंट में माइक्रोसॉफ्ट लाइब्रेरी से क्लिप आर्ट लगाने के लिये निम्नलिखित विधि अपनायें:
• मेनूबार में इन्सर्ट|पिक्चर|क्लिप आर्ट (Insert|Picture|Clip Art) का चयन करें।
• वांछित चित्र खोजने के लिये सर्च फॉर क्लिप (Search for clips) के बाजू वाले सफेद बॉक्स में अपनी पसंद के चित्र से सम्बंधित एक या एक से अधिक ‘कीवर्ड’ टाइप करें और एंटर दबायें।याकिसी केटेगरी (category) आइकान को क्लिक करें।
• जिस चित्र को आप अपने डाकुमेंट में लगाना चाहते हैं उसे एक बार क्लिक करें। क्लिक करने पर नीचे दिये गये चित्र के अनुसार पॉपअप बॉक्स खुलेगा।
• चित्र लगाना (Insert Clip): अब चित्र को लगाने के लिये इन्सर्ट क्लिप को क्लिक करें।
• चित्र लगाने के पहले उसे देखना (Preview Clip): चित्र लगाने के पहले उसे देखने लिये प्रीव्हियु क्लिप को क्लिक करें।
• क्लिप को अपने फेव्हरिट्स में जोड़ना (Add Clip to Favourites): इसके द्वारा आप किसी भी क्लिप को अपने फेव्हरिट डायरेक्टरी में जोड़ सकते हैं।
किसी फाइल से चित्र लगाना:
• मेनूबार में इन्सर्ट|पिक्चर|फ्रॉम फाइल (Insert|Picture|From File) का चयन करें।
• लुक इन (Look in) विन्डो से चित्र प्राप्त करें।
• चित्र वाले फाइल को हाईलाइट करें और इन्सर्ट बटन को क्लिक कर दें।
स्लाइड इफैक्ट्स (Slide Effects)
एक्शन बटन्स (Action Buttons)
अपने प्रस्तुतीकरण में विभिन्न कार्यों के लिये बटन जोड़ने हेतु एक्शन बटन्स टूलबार का प्रयोग करें।
• मेनूबार से स्लाईड शो|एक्शन बटन्स (Slide Show|Action Buttons) का चुनाव करें तथा उसे ड्रैग करके मेनूबार से बाहर ले आयें ताकि वह फ्लोटिंग टूलबार (floating toolbar) में परिणित हो जाये।
• टूल बार में अपने पसंद के बटन को क्लिक करें जिससे कि एक्शन सेटिंग्स (Action Settings) मेनू खुल जाय।
• माउस क्लिक (Mouse Click) या माउस ओव्हर (Mouse Over) टैब में से किसी एक में चाहे गये एक्शन्स को सेट कर लें। यदि आप माउस क्लिक टैब में एक्शन्स को सेट करते हैं तो बटन को क्लिक करने पर एक्शन होगा और यदि आप माउस ओव्हर टैब में एक्शन्स को सेट करते हैं तो बटन पर केवल माउस एरो ले जाने पर ही एक्शन होगा।
• एक्शन होने पर किस स्लाइड में जाना है तय करने के लिये हाइपरलिंक टू (Hyperlink to बाक्स में डेस्टिनेशन का चुनाव कर लीजिये।
• यदि आपको अपने प्रस्तुतीकरन में साउंड इफैक्ट का प्रयोग करना है तो प्ले साउंड (Play sound बॉक्स को चेक करें तथा ड्रॉप डाउन मेनू से वांछित साउंड का चुनाव कर लें।
• अब OK को क्लिक कर दें।
• स्लाइड पर लगाये गये बटन के आकार में परिवर्तन करने के लिये उसके हैंडल्स का प्रयोग करें तथा उसके डेफ्थ में परिवर्तन करने के लिये यलो डॉयमन्ड का प्रयोग करें।
स्लाइड एनीमेशन (Slide Animation)
प्रस्तुतीकरन के जिन टैक्स्ट या ग्राफिक्स में एनीमेशन देना हो उन्हें हाईलाइट कर के मेनूबार से स्लाइड शो|प्रिसेट एनीमेशन (Slide Show|Preset Animation) का चयन करें और उपलब्ध विकल्पों में से किसी एक विकल्प को चुन लें। और अधिक विकल्पों के लिये नीचे बताये गये विधि का प्रयोग करें।
• मेनूबार से स्लाइड शो|कस्टम एनीमेशन (Slide Show|Custom Animation) का चयन करें।
• चेक टू एनीमेट स्लाइड आब्जेक्ट (Check to animate slide objects) के लिस्ट में से उस/उन आब्जेक्ट को चेक करें जिसे/जिन्हें एनीमेट करना है।
• इफैक्ट टैब (Effects tab), से एनीमेशन के प्रकार का चुनाव कर लें या यदि किसी आब्जेक्ट के लिये एनीमेशन बंद करना हो तो “नो इफैक्ट (No Effect)” को चुनें। ड्रॉप डाउन मेनू से एनीमेश की दिशा का चुनाव कर लें और यदि साउंड इफैक्ट देना हो तो वांछित साउंड का भी चुनाव करें।
• एनीमेशन वाले आब्जेक्ट्स का आफ्टर एनीमेशन (After animation) इफैक्ट का चुनाव करें।
o कलर पैलेट (Color palette) – उपलब्ध रंगों में से किसी एक रंग का चुनाव करें या अधिक रंग देखने के लिये मोर कलर्स (More Colors) को क्लिक करें। आप जिस रंग का चुनाव करेंगे, स्लाइड शो के समय आपका आब्जेक्ट उसी रंग में एनीमेट करेगा।
o डोन्ट डिम (Don’t Dim) – यह विकल्प एनीमेशन के बाद सभी इफैक्ट्स को मिटा देता है।
o हाइड आफ्टर एनीमेशन (Hide After Animation) – एनीमेशन समाप्त होने पर सभी टैक्स्ट मिट जाते हैं।
o हाइड आन नैक्स्ट माउस क्लिक (Hide on Next Mouse click) – एनीमेशन के बाद क्लिक करने पर टैक्स्ट मिट जाते हैं।
• स्लाइड शो के दौरान टैक्स्ट किस प्रकार से दिखेंगे का चुनाव इंट्रोड्यूस टैक्स्ट (Introduce text) सेक्शन से करें। यदि आप “आल एट वन्स (All at once)” को चुनेंगे तो पूरे टैक्स्ट एक बार में ही दिखेंगे, “बाय वर्ड (by Word)” चुनने से स्लाइड शो में एक एक करके शब्द दिखाई पड़ेंगे और “बाय लेटर (by Letter)” का चुनाव करने पर एक एक अक्षर दिखाई पड़ेंगे जैसा कि टाइप करते समय दिखता है।
• आब्जेक्ट्स का क्रम बदलने के लिये आर्डर (Order) & टाइमिंग (Timing) टैब को क्लिक कर के जिस आब्जेक्ट का क्रम बदलना हो उसे हाईलाइट करके मूव्ह (Move) एरो से वांछित स्थान में पहुँचा दे।
• एनीमेशन को देखने के लिये प्रिव्हियु (Preview) बटन को क्लिक करें और संतुष्ट हो जाने पर OK बटन दबा दें।
मास्टर स्लाइड्स (Master Slides)
स्लाइड मास्टर (Slide Master)
प्रस्तुतीकरण के सभी स्लाइड्स के स्टाइल में एक साथ परिवर्तन करने के लिये स्लाइड मास्टर (Slide Master) का प्रयोग किया जाता है। प्रत्येक डिजाइन टेम्प्लेट का अपना अलग मास्टर स्लाइड होता है जिसमें वांछित परिवर्तन करने पर प्रस्तुतीकरण के सभी स्लाइड्स में वैसा ही परिवर्तन हो जाता है। यदि आप डिजाइन टेम्प्लेट्स का प्रयोग न करके अपना स्वयं का डिजाइन बनाते हैं तो उसमें भी आप मास्टर स्लाइड जोड़ सकते हैं जिसके लिये निम्न विधि अपनायें।
• मेनू बार से व्हियु|स्लाइड मास्टर (View|Master|Slide Master) का चयन करें।
• जिस प्रकार से साधारण स्लाइड को आप फॉर्मेट करते हैं उसी प्रकार से मास्टर स्लाइड के टैक्स्ट, लिस्ट आदि को अपनी पसंद के अनुसार फॉर्मेट करें। वांछित बैकग्राउंड पैटर्न्स तथा इफैक्ट्स, फूटर सेटिंग्स आदि भी कर लें।
• कार्य सम्पन्न हो जाने के बाद मास्टर टूलबार (Master toolbar) में क्लोज (Close) बटन को क्लिक कर दें।
हेडर्स व फूटर्स (Headers and Footers)
अपने प्रस्तुतीकरण में दिनांक, समय, स्लाइड क्रमांक आदि दर्शाने के लिये हेडर्स व फूटर्स का प्रयोग करें।
• मेनूबार से हेडर एण्ड फूटर… (View|Header and Footer…) का चयन करें।
• दिनांक व समय दर्शाने के लिये डेट एण्ड टाइम (Date and time) बॉक्स को चेक करें। अपडेट आटोमेटिकली (Update automatically) को सेलेक्ट करने पर पॉवर पाइंट स्वतः ही वर्तमान दिनांक व समय को दर्शाने लगता है, यदि आपको वर्तमान दिनांक व समय नहीं दर्शाना है तो फिक्स्ड (Fixed) को क्लिक करके वांछित दिनांक की प्रविष्टि कर दें।
• स्लाइड क्रमांक दर्शाने के लिये स्लाइड नंबर (Slide number) बॉक्स को चेक करें।
• यदि आप और कुछ टैक्स्ट दर्शाना चाहते हैं तोफूटर (Footer) बॉक्स को क्लिक कर के वांछित टैक्स्ट की प्रविष्टि करें।
• उपरोक्त सभी चीजों को छिपाने के लिये डोन्ट शो आन टाइटल स्लाइड (Don’t show on title slide) बॉक्स को चेक करें।
• नोट्स तथा हैंडआउट्स पृष्ठों मे बदलाव के लिये नोट्स व हैंडआउट्स (Notes and Handouts) टैब को क्लिक कर के वांछित परिवर्तन कर लें।
• इन परिवर्तनों को सभी स्लाइड्स में लागू करने के लिये अप्लाय टू आल (Apply to All) को क्लिक करें या फिर यदि परिवर्तनों को सिर्फ वर्तमान स्लाइड में ही दिखाना है तो अप्लाय (Apply) को क्लिक करें।
स्लाइड क्रमांक (Slide Numbers)
यदि आप स्लाइड क्रमांक को हेडर या फूटर में न दर्शा कर स्लाइई के किसी अन्य स्थान पर दिखाना चाहते हैं तो मेनूबार से इन्सर्ट|स्लाइड नंबर (Insert|Slide Number) का चयन करें।
दिनांक व समय (Date and Time)
दिनांक व समय को भी हेडर या फूटर में न दर्शा कर स्लाइड में किसी अन्य नियत स्थान पर दिखाया जा सकता है। इसके लिये मेनूबार से इन्सर्ट|डेट एण्ड टाइम (Insert|Date and Time) का चयन करें। उपलब्ध फॉर्मेट्स (Available formats) बॉक्स से मनपसंद फॉर्मेट का चुनाव कर लें। और यदि दिनांक व समय में पॉवर पाइंट के द्वारा स्वतः परिवर्तन कराना हो तो अपडेट आटोमेटिकली (Update automatically) को भी सेलेक्ट कर लें। कार्य सम्पन्न होने पर OK को क्लिक कर दें।
सुरक्षित करना तथा छपाई करना (Saving and Printing)
सेव्ह ऐज वेब पेज (Save as Web Page)
किसी भी प्रस्तुतीकरण को मेनूबार से फाइल|सेव्ह (File|Save) का चयन करके सुरक्षित किया जा सकता है। किन्तु यदि आप अपने प्रस्तुतीकरण को अन्तर्जाल में प्रदर्शित करना चाहते हों तो उसे वेब पेज के जैसे सुरक्षित करना होगा। वेब पेज जैसे सुरक्षित करने से आपके प्रस्तुतीकरण को वे लोग भी देख पायेंगे जिन्होंने अपने कम्प्यूटर में पॉवर पॉइंट को इंस्टाल नहीं किया है। प्रस्तुतीकरण को वेब पेज के जैसे सुरक्षित करने के लिये मेनूबार से फाइल|सेव्ह ऐज वेब पेज (File|Save As Web Page) का चुनाव करें। लुक इन: (Look in:) ड्रॉप डाउन मेनू से अपने वेब पेज डायरेक्टरी को चुन कर फाइल नेम: (File name:) बॉक्स में प्रस्तुतीकरण के नाम की प्रविष्टि कर लें और सेव्ह (Save) बटन को क्लिक कर के प्रस्तुतीकरण को वेब पेज के रूप में सुरक्षित कर लें।
पेज सेटअप (Page Setup)
प्रस्तुतीकरण के छपाई के विकल्पों को देखने के लिये मेनूबार से फाइल|पेज सेटअप (File|Page Setup) का चयन करें। स्लाइड्स साइज्ड फॉर (Slides sized for) ड्रॉप डाउन मेनू से पूर्वनिश्चित साइज को चुनें या अपने हिसाब से विड्थ (Width) और हाइट (Height) बॉक्सेस में प्रविष्टि कर लें। पृष्ठ को लंबाई में रखने के लिये ओरिएन्टेशन (Orientation) सेक्शन में पोर्ट्रेट को चुनें या फिर पृष्ठ को चौड़ाई में रखने के लिये लैंडस्केप को चुनें।
छपाई (Print)
प्रस्तुतीकरण की छपाई करने के लिये मेनूबार से फाइल|प्रिंट (File|Print) का चयन करें।
प्रिंट रेंज (Print range) – पूरे प्रस्तुतीकरण की छपाई के लिये आल (All) को चुनें, सिर्फ वर्तमान स्लाइट की छपाई के लिये करेंट स्लाइड (Current slide) को चुने या किसी अन्य स्लाइड की छपाई के लिये स्लाइड्स (Slides) फील्ड में स्लाइड क्रमांक की प्रविष्टि करें।
प्रतियाँ (Copies) – जितनी प्रतियाँ छापनी हो उसकी संख्या की प्रविष्टि कोलेट (Collate) बॉक्स में करें।
क्या छापना है (Print What) –
• स्लाइड्स (Slides) इससे पूरे पृष्ठ में एक स्लाइड की छपाई होती है।
• हैंडआउट्स (Handouts) प्रत्येक पृष्ठ में मनचाही संख्या में स्लाइड्स को छापें
• नोट्स पेझ (Notes Page) इसके द्वारा एक पृष्ठ में एक स्लाइड और उसकी टिप्पणियों को एक साथ छापें।
• आउटलाइन व्हियु (Outline view) इससे प्रस्तुतीकरण के सिर्फ आउटलाइन की छपाई होती है।
छपाई के सही विकल्प को चुनने के पश्चात् OK बटन को क्लिक कर दें।
कीबोर्ड शॉर्टकट्स (Keyboard Shortcuts)
कीबोर्ड शार्टकट्स का प्रयोग करके आप अपना बहुत समय बचा सकते हैं। नीचे वर्ड में प्रयुक्त होने वाले मुख्य मुख्य कीबोर्ड शार्टकट्स दिये जा रहे हैं।
टिप्पणी: कीबोर्ड के कुंजियों को + निशान से जोड़ना यह दर्शाता है कि उन कुंजियों को एक साथ दबाना है।
कार्य कुंजियाँ
डाकुमेंट्स
फाइल खोलना CTRL+O
नया फाइल बनाना CTRL+N
सेव्ह ऐज F12
सेव्ह CTRL+S or SHIFT+F12
छापना CTRL+P
सहायता F1
प्रस्तुतीकरण क्रियाएँ (Presentation Actions)
स्लाइड शो शुरू करना F5
अगला स्लाइड ENTER या Downarrow key
पिछला स्लाइड BACKSPACE or Up arrow key
एक्टिव्ह पेन टूल CTRL+P
पेन स्ट्रोक्स मिटाना E
पेन टूल को अक्रियाशील बनाना CTRL+A
बैक स्क्रीन को दिखाना/छिपाना B
बैक स्क्रीन को दिखाना/छिपाना B
सफेद स्क्रीन को दिखाना/छिपाना W
पॉइंटर तथा बटन को दिखाना/छिपाना A
स्लाइड शो समाप्त करना ESC
कार्य कुंजियाँ
फॉर्मेटिंग
सेलेक्ट आल CTRL+A
कॉपी CTRL+C
कट CTRL+X
पेस्ट CTRL+V
अनडू CTRL+Z
रीडू CTRL+Y
बोल्ड CTRL+B
इटैलिक्स CTRL+I
अन्डरलाइन CTRL+U
लेफ्ट जस्टीफॉई CTRL+L
सेंटर जस्टीफङई CTRL+E=
राइट जस्टीफॉई CTRL+R
प्रमोट लिस्ट आयटम ALT+SHIFT+Left arrow
डिमोट लिस्ट आयटम ALT+SHIFT+Right arrow or TAB
संपादन
फाइंड CTRL+F
रिप्लेस CTRL+H
हाइपरलिंक डालना ALT
+CTRL+K
नया स्लाइड CTRL+M
स्पेल चेकर F7
मैक्रोज़ ALT+F8
स्लाइड शो के दौरान के कीबोर्ड शॉर्टकट जानने के लिये स्लाइड शो शुरू करके F1 कुंजी दबायें।
